Le contrat de syndic : tout savoir sur ce document essentiel dans une copropriété

Le contrat de syndic est un élément important de la vie d'une copropriété. Il définit les missions, les obligations et les responsabilités du syndic, ainsi que les conditions de sa rémunération. Manda, votre syndic de copropriété innovant, vous éclaire sur les clauses essentielles et les points de vigilance d’un contrat de syndic.

Le cadre légal du contrat de syndic

Le contrat de syndic est réglementé de façon stricte en raison de son rôle au sein de la copropriété.

Cadre législatif régissant le contrat de syndic

Le contrat de syndic est régi par la loi du 10/07/1965 et les décrets pris pour son application. 

Loi ALUR et ses implications

La loi ALUR, adoptée en 2014, a apporté des modifications importantes à la législation relative aux contrats de syndic. Elle a notamment instauré un contrat de syndic type, document qui doit être utilisé par tous les professionnels. Ce contrat type comprend un certain nombre de clauses obligatoires, relatives aux missions du syndic, à sa rémunération, à l'assurance responsabilité civile…

La loi ALUR a également renforcé les pouvoirs de l'assemblée générale des copropriétaires en matière de choix du syndic. En effet, l'AG peut désormais résilier le contrat de syndic à tout moment, sans avoir à motiver sa décision.

Modifications récentes de la législation

Depuis la loi ALUR, plusieurs modifications ont été apportées à la législation relative aux contrats de syndic. La loi ELAN, adoptée en 2018, a notamment modifié les règles relatives à la rémunération des syndics.

Bon à savoir : Le contrat de syndic doit être établi par écrit et signé par le syndic, ainsi que par le président du conseil syndical. Il doit être annexé à la convocation de l'assemblée générale qui vote son approbation. Ce document public peut être consulté par tous les copropriétaires.

Structure et contenu type d'un contrat de syndic

Découvrez les principaux éléments de ce type de contrat et les missions d’un syndic.

Identification des parties

Le contrat de syndic doit clairement identifier les parties prenantes :

• Le syndicat des copropriétaires : Il est représenté par le conseil syndical, élu par l'assemblée générale des copropriétaires. Le conseil syndical est chargé de surveiller la gestion du syndic et de défendre les intérêts des copropriétaires.
• Le syndic : Il peut s’agir d’un syndic bénévole ou professionnel. Il est chargé de gérer la copropriété au quotidien, en respectant les dispositions légales et le contrat.

Durée du contrat

Le contrat de syndic est généralement conclu pour une durée de trois ans. Il peut être renouvelé à l'expiration de la durée initiale, par décision de l'assemblée générale des copropriétaires. La décision de renouvellement doit être prise à la majorité absolue des voix exprimées.

Les missions du syndic

Les missions du syndic sont définies par la loi du 10 juillet 1965 et par le décret du 17 mars 1967. On distingue deux catégories de missions.

Missions légales obligatoires

• Tenir la comptabilité de la copropriété et établir les comptes annuels.
• Assurer l'administration des parties communes de la copropriété.
• Réaliser les travaux d'entretien courant de la copropriété.
• Organiser les assemblées générales des copropriétaires et rédiger les procès-verbaux.
• Représenter le syndicat des copropriétaires en justice.

Missions supplémentaires éventuelles

• Gestion locative des parties privatives.
• Mise en place d'un service de gardiennage ou de conciergerie.
• Réalisation de travaux d'amélioration énergétique.
• Mise en place d'un dispositif de vidéosurveillance.

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Détails des clauses importantes d'un contrat de syndic

Découvrez les clauses essentielles présentes dans un contrat de syndic.

Rémunération du syndic

La question de la rémunération du syndic est souvent centrale dans les discussions. Le contrat doit clairement définir la structure de rémunération choisie : forfaitaire ou à la carte.

• Forfait : Ce mode de rémunération prévoit un montant global fixe pour l'ensemble des missions courantes du syndic. Il offre une visibilité claire aux copropriétaires sur les coûts de gestion et limite les mauvaises surprises.
• À la carte : Cette option implique une tarification individualisée pour chaque prestation effectuée par le syndic. Elle peut être intéressante pour les copropriétés qui souhaitent un contrôle plus précis des dépenses.

Le contrat doit également préciser les frais et les honoraires applicables aux services supplémentaires.

Conditions de révocation et de renouvellement

Le contrat de syndic est généralement conclu pour une durée de trois ans, renouvelable tacitement.

• Révocation : Le contrat doit préciser les motifs légitimes de révocation du syndic, tels que le manquement à ses obligations ou une gestion défaillante. Il doit également définir le processus à suivre pour la révocation, incluant notamment le préavis à respecter.
• Renouvellement automatique : Le contrat peut prévoir un renouvellement automatique à l'échéance de la période initiale. Toutefois, les copropriétaires doivent être informés de cette possibilité et avoir la liberté de s'y opposer lors de l'assemblée générale annuelle.

Assurances et responsabilités

Le contrat de syndic doit mentionner les assurances obligatoires souscrites pour couvrir sa responsabilité civile professionnelle et les risques liés à l'administration de l'immeuble.

Assurances obligatoires

Le syndic est tenu de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle pour garantir la réparation des dommages causés aux copropriétaires ou à des tiers dans l'exercice de ses fonctions. Il doit également souscrire une assurance pour les risques d'incendie et d'autres dommages aux parties communes de l'immeuble.

Limites de responsabilité

Le contrat doit définir les limites de responsabilité du syndic, notamment en cas de sinistre ou de faute professionnelle. Il est important de comprendre ces limites pour connaître l'étendue de la protection offerte par les assurances souscrites.

Les annexes du contrat de syndic

Les annexes du contrat de syndic apportent des précisions sur les missions à tenir au sein de la copropriété pour assurer son bon fonctionnement.

Liste des tâches et services

L'annexe 1 du décret du 17 mars 1967 liste les missions incluses dans le forfait de base du syndic. Elles couvrent notamment :

• La tenue de la comptabilité et l'administration de la copropriété.
• La gestion des contrats d'assurance et des sinistres.
• L'organisation des assemblées générales.
• L'entretien courant des parties communes.
• La mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale.

L'annexe 2 du même décret liste les prestations particulières qui peuvent donner lieu à une rémunération complémentaire du syndic. Il s'agit par exemple de :

• L'établissement de diagnostics techniques.
• La réalisation de travaux.
• La gestion de contentieux.

Distinction entre gestion courante et interventions exceptionnelles

Le contrat de syndic doit clairement distinguer les prestations incluses dans le forfait de base de celles qui font l'objet d'une rémunération complémentaire. Cette distinction est importante pour éviter les litiges entre le syndic et les copropriétaires.

En règle générale, les prestations incluses dans le forfait de base concernent la gestion courante de la copropriété. Il s'agit des tâches que le syndic doit effectuer de manière régulière, sans qu'il y ait besoin d'une décision particulière de l'assemblée générale.

Les prestations particulières, quant à elles, concernent des interventions exceptionnelles qui ne font pas partie de la gestion courante. Elles nécessitent généralement une autorisation préalable de l'assemblée générale.

Explication sur la répartition des charges entre copropriétaires

Le contrat de syndic doit également préciser les modalités de répartition des charges entre les copropriétaires. Cette répartition se fait généralement en fonction des tantièmes de propriété, c'est-à-dire de la surface pondérée de chaque lot.

Cependant, le contrat de syndic peut prévoir des règles de répartition différentes pour certains types de charges, comme les charges d'ascenseur ou les charges de chauffage. Ces règles doivent être conformes à la loi et au règlement de copropriété.

Points de vigilance et conseils pratiques

Avant toute prise de décision engageant la copropriété, il est essentiel de bien analyser un contrat de syndic.

Comment lire un contrat de syndic ?

La première étape consiste à parcourir attentivement l'ensemble du contrat, en prêtant attention aux points suivants :

• Les missions du syndic : Le contrat doit clairement définir les missions du syndic, en précisant notamment les tâches d'administration courante, de gestion comptable et financière, ainsi que de tenue de l'immeuble.
• Les honoraires du syndic : Les honoraires du syndic doivent être clairement définis et exprimés en pourcentage du budget prévisionnel de la copropriété. Il est important de comparer les honoraires de plusieurs syndics avant de faire un choix.
• Les garanties d'assurance : Le contrat doit mentionner les garanties d'assurance souscrites par le syndic, notamment l'assurance responsabilité civile professionnelle.

Éléments à vérifier impérativement

Certains points particulièrement importants sont à contrôler :

• La durée du contrat : Elle est généralement de trois ans, mais il convient de vérifier que le contrat ne prévoit pas de tacite reconduction.
• Les conditions de résiliation du contrat, tant par le syndic que par la copropriété.
• Les modalités de vote : Le contrat doit préciser les modalités de vote en assemblée générale, notamment la majorité requise pour l'adoption des décisions.
• Le règlement intérieur : Le contrat doit mentionner si le syndic est tenu d'appliquer un règlement intérieur, et dans l'affirmative, les dispositions de ce règlement.

Questions à poser avant la signature

Avant de signer un contrat, posez les questions suivantes au syndic :  

• Quelle est votre expérience dans la gestion de copropriétés ?
• Quelles sont vos références ?
• Comment comptez-vous vous organiser pour gérer notre copropriété ?
• Comment allez-vous communiquer avec nous ?
• Mettez-vous à la disposition des copropriétaires des outils innovants en matière de gestion ?

Négociation d’un contrat de syndic

Découvrez quelques conseils pour négocier un contrat de syndic avec des termes plus favorables pour votre copropriété.

1. Renseignez-vous et comparez les offres

Avant de vous lancer dans la négociation, prenez le temps de comparer les offres de plusieurs syndics afin de choisir celui qui correspond le mieux aux besoins et au budget de votre copropriété. N'hésitez pas à demander des devis détaillés et à poser des questions précises sur les services proposés.

2. Définissez vos priorités et vos exigences

Quels sont les services qui vous sont indispensables ? Avez-vous des besoins spécifiques en matière de gestion comptable, de travaux ou de communication ? En ayant une idée précise de vos attentes, vous serez mieux armé pour négocier un contrat qui vous convient.

3. Soyez vigilants sur les tarifs

Les tarifs des syndics varient en fonction de la taille de l'immeuble, des prestations proposées et du niveau de complexité de la gestion. Il est important de comparer les prix et de s'assurer que le tarif proposé est correct au regard des services rendus. N'hésitez pas à demander des justifications pour les frais facturés et à négocier ce qui vous paraît légitime.

Conclusion

Le contrat de syndic est un document essentiel qui encadre la relation entre les copropriétaires et le syndic professionnel. En comprenant les clauses clés de ce contrat, les copropriétaires peuvent faire un choix réfléchi et s'assurer d'une gestion saine et efficace de leur immeuble. Il est important de lire attentivement le contrat avant de le signer et de ne pas hésiter à demander des précisions au syndic si nécessaire, ou à un expert indépendant.

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FAQ

Qu'est-ce qu'un contrat de syndic ?

Le contrat de syndic est un document juridique établi entre un syndic de copropriété et le syndicat des copropriétaires. Il définit les droits, les devoirs et les responsabilités du syndic envers la copropriété, ainsi que les modalités de sa rémunération.

Quels sont les éléments inclus dans un contrat de syndic ?

Un contrat de syndic comprend généralement des informations telles que la durée du mandat du syndic, les modalités de sa rémunération, ses pouvoirs et obligations, les conditions de gestion courante de la copropriété ou encore les modalités de convocation et de tenue des assemblées générales.

Comment choisir un syndic pour sa copropriété ?

Le choix d'un syndic doit être fait lors d'une assemblée générale des copropriétaires. Il est recommandé de comparer les offres de différents syndics, en prêtant attention à leur expérience, leurs références, leurs honoraires, ainsi qu'à leur réactivité et les outils qu’ils mettent à la disposition des copropriétaires.

Quelle est la durée habituelle d'un contrat de syndic ?

La durée d'un contrat de syndic est le plus souvent de trois ans, renouvelable par tacite reconduction pour une période identique, sauf si le contrat prévoit une clause contraire.

Qui peut résilier un contrat de syndic et dans quelles conditions ?

Le contrat de syndic peut être résilié à l'initiative du syndicat des copropriétaires ou du syndic. Les conditions de résiliation varient en fonction des dispositions du contrat et de la législation en vigueur.

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