En tant que propriétaire bailleur, vous êtes amené à transmettre un certain nombre de documents à vos locataires pendant la durée du bail. L’avis d’échéance de loyer fait partie des documents non obligatoires, mais qui présentent un intérêt certain dans la gestion de votre relation avec vos locataires. Utilité, avantages, contenu, mode d’envoi : voici ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce qu’un avis d’échéance de loyer ?
L’avis d’échéance de loyer, ou « appel de loyer » est un document à envoyer à votre locataire. Il a pour objectif de lui rappeler le montant du loyer et des charges locatives à payer, ainsi que les délais à respecter.
Vous pouvez envoyer ce courrier vous-même chaque mois, afin de maintenir une bonne communication avec votre locataire. Si vous avez confié votre bien immobilier à une agence de gestion locative, celle-ci s’occupe généralement d’envoyer les avis d’échéance de loyer.
Notons cependant qu’aucune loi n’impose aux bailleurs d’envoyer un avis d’échéance. Vous pouvez donc choisir de l’envoyer chaque mois, occasionnellement, ou de ne pas en envoyer du tout.
Vous pouvez également envoyer un avis d’échéance dans des cas particuliers, comme pour signaler au locataire que son délai de paiement est dépassé par exemple. Il peut aussi s’agir de circonstances inhabituelles, telles que des dépenses exceptionnelles pour des travaux ou encore un rallongement du délai de paiement à la demande du locataire.
Quelle est la différence entre l’avis d’échéance de loyer et la quittance de loyer ?
L’avis d’échéance de loyer et la quittance de loyer ont des noms assez proches, il est donc assez facile de les confondre. Pourtant, il s’agit bien de deux documents différents.
Comme nous venons de le voir, l’avis d’échéance sert à rappeler chaque mois au locataire le montant qu’il a à payer et la date butoir. Il n’est pas obligatoire, mais permet d’entretenir un lien régulier et d’éviter au maximum les retards de paiement qui peuvent être liés à des oublis.
La quittance de loyer est envoyée au locataire après le paiement. Tout comme un reçu, elle apporte la confirmation que le locataire a bien payé son loyer et ses charges. Contrairement à l’avis d’échéance, la quittance de loyer a une valeur légale. En tant que propriétaire, vous avez l’obligation de l’envoyer à votre locataire si celui-ci vous la demande. Elle peut également faire office de justificatif de domicile.
Comment rédiger un avis d’échéance de loyer ?
En tant que propriétaire bailleur, vous pouvez rédiger l’avis d’échéance de loyer comme bon vous semble. La loi n’impose en effet aucun modèle officiel ni critère à respecter pour que le document soit valable. Pour que votre avis d’échéance soit clair, vous devez cependant inscrire les informations essentielles suivantes :
L’identité du locataire et du propriétaire
Votre identité et celle du locataire doivent être clairement identifiées dès le début du courrier. Cela permet d’éviter les erreurs de destinataire. Vous pouvez vous référer directement au contrat de bail pour relever le nom complet de votre locataire. Si des locataires se sont ajoutés en cours de bail (mariage, pacs ou colocation par exemple), pensez à ajouter le nom de tous les nouveaux locataires sur l’avis d’échéance de loyer. De même, si votre locataire a changé de nom à la suite d’un mariage, veillez à faire la modification nécessaire sur le prochain avis d’échéance.
Les coordonnées du bien en location
L’adresse exacte du bien loué doit également figurer sur l’avis d’échéance de loyer. Elle permet d’éviter la confusion entre votre logement et les logements voisins. Le risque est d’autant plus présent dans les copropriétés. Dans ce cas, veillez à préciser le numéro de l’étage ainsi que le numéro de l'appartement. Toutes ces précisions sont encore plus importantes si vous êtes propriétaire de plusieurs appartements au sein d’une même copropriété.
Le mois et la date d’échéance
Que vous choisissiez d’envoyer un avis d’échéance tous les mois ou seulement dans certains cas particuliers, il est primordial d’indiquer le début et la fin de la période en question (du premier juillet au 31 juillet 2023 par exemple). Ainsi, vous éviterez tout risque de confusion entre plusieurs périodes. En outre, la période servira aussi de repère indispensable en cas de retard de paiement (ou de non-paiement) de la part du locataire.
Le montant à payer
Le montant à payer est généralement le même chaque mois, du début à la fin du bail de location. Cependant, il est toujours essentiel d’indiquer les chiffres précis, et ce, pour deux raisons principales.
- Vous vous assurez que le locataire ne fera pas une erreur de saisie au moment de payer le loyer. Il recopiera en effet le montant de l’avis d’échéance de loyer et n’aura pas besoin de faire appel à sa mémoire.
- Dans des cas particuliers, le montant du loyer et des charges peut être amené à changer (baisse ou hausse). C’est par exemple le cas si vous effectuez des travaux ou si vous accordez à votre locataire un délai de paiement. Le détail des montants sera d’autant plus important afin d’éviter les confusions.
Quels sont les avantages à envoyer un avis d’échéance à son locataire ?
Entretenir une bonne communication avec le locataire
L’avis d’échéance de loyer est un moyen efficace d’entretenir un lien avec votre locataire. Vous lui rappelez chaque mois les conditions du bail qu’il doit honorer. En cas de travaux ou de modification temporaire du loyer, vous lui indiquez également tous les détails, ce qui permet de conserver une communication transparente.
Réduire les risques de retard de paiement
L’avis d’échéance de loyer rappelle au locataire le montant précis des sommes qu’il doit vous verser, ainsi que la date exigée par le contrat de bail. Vous évitez ainsi les retards de paiements ou les malentendus sur les montants. En encourageant votre locataire à payer son loyer dans les temps, vous évitez également les risques de litiges.
Constituer un dossier en cas de litige pour loyer impayé
En cas de litige pour des loyers impayés ou pour retard de paiement, l’avis d’échéance de loyer pourra vous servir devant un conciliateur de justice ou un juge. En effet, ce document servira de preuve que vous respectez les termes du contrat de location et que vous avez bien informé votre locataire des montants qu’il devait payer, avant d’envoyer des relances ou une mise en demeure.
→ Découvrez la procédure en cas de loyers impayés.
Comment transmettre l’avis d’échéance loyer au locataire ?
L’avis d’échéance de loyer n’est pas un document obligatoire. Vous êtes donc libre de le transmettre à votre locataire comme bon vous semble. Vous pouvez l’envoyer par courrier simple, par lettre recommandée avec accusé de réception, ou opter pour une remise en main propre (ou directement dans la boîte aux lettres). Si votre locataire est d’accord, vous pouvez même envoyer les avis d’échéances par email.
Comment lire un avis d’échéance de loyer ?
En règle générale, un avis d’échéance de loyer délivré par une agence de gestion locative respecte une certaine présentation.
En haut à gauche, on retrouve le logo et les coordonnées de l’agence. Sur la droite est indiquée la référence du contrat de bail. Il s’agit d’un numéro d’identification permettant de reconnaître chaque locataire. En dessous, on retrouve le titre « Avis d’échéance », suivi de la période donnée (août 2023 par exemple). Les coordonnées du locataire figurent généralement à côté de cette période.
La suite du document présente un tableau à deux colonnes. La première contient les libellés des différentes rubriques. On y trouve le numéro de référence du logement, les sommes dues (contrats spécifiques, loyers, charges, provisions pour charges…). La seconde colonne affiche le détail des sommes à régler.
Le total à payer se trouve sous ce tableau, avec la mention « Total facture ». La date limite de paiement du loyer est quant à elle généralement indiquée en dessous du total à payer.
Ce qu'il faut retenir :
L’avis d’échéance de loyer n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé. Il vous permet d’assurer une communication transparente et régulière avec votre locataire. En envoyant un rappel pour le paiement de son loyer, vous vous protégez plus efficacement contre les risques de retards ou d’impayés. Dans le meilleur des cas, ce document vous permet d’entretenir une relation cordiale avec votre locataire. Dans le pire des cas, celui d’un litige, l’avis d’échéance vous permet de prouver que vous avez bien entrepris les démarches pour réclamer votre paiement, ce qui jouera en votre faveur face à la justice.
FAQ
L’avis d’échéance de loyer est-il payant ?
Non. L’avis d’échéance de loyer doit être délivré gratuitement au locataire, tout comme la quittance de loyer. En tant que propriétaire, vous n’avez pas le droit d’inclure une clause dans le bail pour prévoir des frais pour ce type de documents.
Ce type de document peut-il servir de justificatif de domicile ?
L’avis d’échéance de loyer n’a pas une valeur juridique reconnue. De ce fait, certaines administrations et entreprises peuvent refuser ce document comme justificatif de domicile. Pour éviter ce genre de problème, les locataires peuvent fournir une quittance de loyer, qui sera quant à elle acceptée partout.
Faut-il conserver tous les avis d’échéance de loyer ?
Les avis d’échéance de loyer ne sont pas des documents obligatoires. De ce fait, les propriétaires et les locataires n’ont pas l’obligation de les conserver. A contrario, il est vivement recommandé de conserver les quittances de loyer pendant au moins trois ans.
