De plus en plus de copropriétaires s’interrogent sur la possibilité de recevoir les différentes communications de leur syndic, dans le cadre de sa gestion immobilière, dont la convocation à l’Assemblée générale de leur copropriété, par voie électronique.
La notification électronique est effectivement possible sous réserve de respecter un certain formalisme, tel que décrit dans les articles pertinents. À défaut, seule une notification papier reste valable.
En effet, l’article 42–1 de la loi du 10 juillet 1965, relatif à la gestion immobilière, prévoit la possibilité de procéder à des notifications électroniques : « Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique ».
Ce sont ensuite les articles 64–1 à 64–4 du décret du 17 mars 1967 qui viennent préciser selon le processus de gestion immobilière les copropriétaires peuvent opter pour les notifications électroniques.
L’accord exprès peut ainsi être obtenu :
- Soit par la formulation de l’accord exprès du copropriétaire lors de l’Assemblée générale. Cela implique que le syndic devra, en amont, faire figurer sur l’ordre du jour une mention concernant la faculté pour les copropriétaires d’opter pour la réception des convocations et procès-verbaux par voie électronique. Le procès-verbal de l’Assemblée générale devra ensuite mentionner les noms des copropriétaires destinataires ayant donné leur accord exprès à la notification électronique (article 64–1 alinéa 1 du décret du 17 mars 1967).
- Soit par l’envoi au syndic d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou d’une lettre recommandée électronique par le copropriétaire destinataire demandant de recevoir à l’avenir des notifications électroniques de manière systématique (article 64–1 alinéa 2 du décret du 17 mars 1967).
Dans les deux cas, le syndic doit reporter les noms des copropriétaires ayant opté pour la communication électronique sur un registre spécialement ouvert à cet effet dans le cadre de sa gestion immobilière. Ce registre peut, en toute logique, être tenu sous forme électronique (article 17 du décret du 17 mars 1967).
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Il convient de préciser que le copropriétaire ayant opté pour les notifications électroniques peut, à tout moment, notifier au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, qu’il ne souhaite plus se voir notifiés les actes de manière électronique en tant que destinataire (article 64–2 du décret du 17 mars 1967). Une telle rétractation doit également figurer sur le registre mentionné ci-dessus et est effective le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic.
A défaut d’avoir opté pour une telle notification électronique, les modalités de convocation classiques de gestion imposent une notification par lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967) ou bien une remise contre récépissé ou émargement. Tout autre mode de notification ou d’information est exclu, à savoir : lettre simple, lettre recommandée sans avis de réception, affichage, dépôt d’un avis dans la boîte aux lettres, invitation à venir retirer la convocation, …
Le contenu minimum de la convocation, relevant de la gestion immobilière, est précisé par l’article 9 du décret du 17 mars 1967 à savoir : indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, ordre du jour, projets de décision, lieu, jour et heure de consultation des pièces justificatives des charges.
Un certain nombre de documents, listés à l’article 11 du décret du 17 mars 1967 relatifs à la gestion immobilière, doivent être joints à la convocation, cette dernière pouvant donc s’avérer particulièrement volumineuse.
Enfin, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’Assemblée générale, comme l’impose l’article 9 de la loi du 10 juillet 1965 sur les délais de convocation dans la gestion immobilière, à moins que le règlement de copropriété n’ait fixé un délai plus long.
Le délai de 21 jours dans la gestion immobilière court à compter du lendemain de la première présentation par lettre recommandée avec accusé de réception au domicile du copropriétaire ou, en cas de remise contre émargement, à compter de la date de la remise faite au copropriétaire en personne.
En cas d’envoi électronique, le délai de gestion immobilier court à compter du lendemain de l’envoi au copropriétaire du courrier électronique par lequel il est informé qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée.
Une convocation dans un délai plus court pour des raisons d’urgence peut également intervenir, relevant de la gestion immobilière, les motifs de l’urgence n’ayant d’ailleurs pas à figurer dans la convocation. L’appréciation de l’urgence est particulièrement factuelle et a pu par exemple être retenue pour statuer sur : les modalités d’entretien de l’immeuble lorsque le concierge a été licencié (CA Versailles, 7 décembre 2009, n° 08/06104), un projet de transaction n’ayant que 8 jours de validité (CA Paris, 16 janvier 2003, n° 2002/12288) ou encore, de manière plus générale, pour effectuer des travaux urgents nécessaires pour mettre fin à un danger pour la copropriété.
De plus en plus de copropriétaires s’interrogent sur la possibilité de recevoir les différentes communications de leur syndic, dont la convocation à l’Assemblée générale de leur copropriété, par voie électronique.
Pour vos questions relatives à la copropriété, faites appel à un spécialiste en gestion immobilière en tant que syndic de copropriété.
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Les différents types d'Assemblée Générale
Il existe principalement deux types d’assemblées générales au sein d'une copropriété : l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). L’AGO se tient au moins une fois par an et traite des questions courantes telles que l’approbation des comptes et la fixation du budget prévisionnel. En revanche, l’AGE est convoquée pour traiter des sujets spécifiques qui excèdent les prérogatives de l’AGO, comme des travaux immobiliers importants ou des modifications du règlement de copropriété.
Sanctions en cas de non-convocation ou de convocation irrégulière
Le non-respect des règles de convocation peut entraîner la nullité de l'assemblée générale ou de certaines décisions prises lors de celle-ci. Si un copropriétaire n'a pas été correctement convoqué, il peut saisir le tribunal judiciaire pour demander l'annulation de l'assemblée générale dans un délai de 2 mois suivant la notification du procès-verbal. De plus, des sanctions peuvent également être appliquées au syndic qui ne respecterait pas ses obligations, pouvant engager sa responsabilité si le défaut de convocation cause un préjudice à un copropriétaire.
La représentation lors de l'Assemblée Générale
Les copropriétaires ont la possibilité de se faire représenter lors de l'Assemblée Générale par un mandataire. Ce mandataire peut être une personne physique de confiance ou un autre copropriétaire. Il est important de noter que chaque copropriétaire peut déléguer son droit de vote, et que cette délégation doit être clairement exprimée par écrit. Les mandataires ne peuvent pas être des personnes liées au syndic, comme ses conjoints ou ses descendants, afin d'éviter les conflits d'intérêts.
Qui peuvent convoquer l'assemblée générale des copropriétaires ?
Il appartient au syndic de gestion immobilière de convier les copropriétaires à l'assemblée générale. Mais il existe des hypothèques dans lesquelles le président du conseil syndical et les copropriétaires peuvent également envoyer une convocation.
Syndic
Le syndic doit convoquer les copropriétaires à une assemblée générale au moins une fois par an, lors de laquelle le budget prévisionnel et le fonds travaux sont votés.
Il a également l'obligation de convoquer une assemblée générale dans les cas suivants :
- Convocation demandée par le conseil syndical, s'il en existe un, ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un1/4 des voix de tous les copropriétaires (à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix)
- Convocation demandée par un copropriétaire pour voter une ou plusieurs questions liées à ses droits et obligations
- En cas de travaux urgents effectués à l'initiative du syndic et sans autorisation du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit convoquer immédiatement une assemblée générale pour ratifier (donner son accord postérieurement) la commande de travaux
- En cas de catastrophe technologique ayant endommagé les parties communes de l'immeuble. Le syndic doit convoquer sous 15 jours les copropriétaires pour décider des travaux de remise en état.
À noter
La demande de convocation adressée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Le courrier doit préciser la ou les questions à inscrire à l'ordre du jour. Les documents utiles (devis, contrat, etc.) pour se prononcer sur les questions posées doivent également être annexés à la lettre.
Président du conseil syndical
L'assemblée générale peut également être convoquée par le président du conseil syndical dans 2 cas :
- En cas d'empêchement du syndic, le président du conseil syndical peut alors convoquer une assemblée générale pour désigner un nouveau syndic.
- En cas de refus ou négligence du syndic de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires. Dans ce cas, le président du conseil syndical doit mettre en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, le syndic de respecter son obligation de convoquer. En l'absence de réponse du syndic pendant au moins 8 jours après la première présentation de la lettre recommandée, l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical.
Copropriétaires
L'assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire dans des cas limités.
Tout copropriétaire d'un immeuble peut convoquer une assemblée générale s'il justifie des 4 conditions cumulatives suivantes :
- Le syndic refuse de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical, s'il en existe un, ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un 1/4 des voix de tous les copropriétaires
- Il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée générale,
- Une mise en demeure envoyée au syndic et/ou au président du conseil syndical de respecter leurs obligations est restée sans suite pendant au moins 8 jours
- Le copropriétaire a l'autorisation du président du tribunal judiciairedu lieu de situation de l'immeuble de convoquer une assemblée judiciaire. Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche.
Tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale dans le cas où la copropriété n'a pas de syndic.
Cette situation concerne, principalement, l'hypothèse de l'expiration du mandat du syndic, de sa démission ou de son décès.
L'assemblée générale convoquée a exclusivement pour but de désigner un syndic.
Attention
L'absence de syndic ne doit pas résulter d'un défaut de nomination lors d'une assemblée générale convoquée pour désigner le syndic. Dans cette hypothèse, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire, sur demande :
D'un ou plusieurs copropriétairesOu du maire de la commune ou du président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.
Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche.
Lorsque l'immeuble appartient seulement à 2 copropriétaires, chacun peut convoquer l'autre à une assemblée générale en lui précisant les questions inscrites à l'ordre du jour.
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Qui sont les destinataires de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
La convocation doit être envoyée à tous les copropriétaires en tant que destinataires.
Il est précisé que :
- En cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété (cas de l'usufruit et de la nue-propriété), la convocation est adressée au mandataire commun désigné dans la gestion immobilière
- En cas de lots appartenant à des époux communs en bien, ils doivent tous les 2 être convoqués
- En cas de SCI, la convocation est adressée au gérant de la société.
À quel moment doit-être convoquée l'assemblée générale des copropriétaires ?
Le moment varie selon la nature de l'assemblée générale.
Assemblée générale ordinaire
La convocation à l'assemblée générale ordinaire doit être envoyée dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent.
Assemblée générale extraordinaire
La convocation à l'assemblée générale extraordinaire est envoyée dès qu'elle est jugée nécessaire ou utile.
Quel est le délai d'envoi de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Le délai de convocation à l'assemblée générale va varier en fonction de l'urgence des décisions à prendre.
Cas normal
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours calendaires avant la date de l'assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long.
Ce délai a pour point de départ :
- Le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée
- Le lendemain de l'envoi au destinataire, par le prestataire certifié (par exemple AR24, service de La poste), du courrier électronique annonçant la lettre recommandée électronique
- La date de l'émargement du copropriétaire en cas de remise en main propre de la convocation.
En pratique, la convocation doit ainsi être envoyée au moins 1 mois avant la tenue de la réunion afin de respecter le délai légal.
Attention
Le non-respect du délai de convocation, même pour un seul jour, entraine la nullité de l'assemblée générale. Toutefois, cette sanction n'est applicable que si un copropriétaire saisit le tribunal du lieu de situation de l'immeuble d'une telle demande. Cette démarche nécessite l'accompagnement par un avocat.
Cas d'urgence
En cas d'urgence, le délai peut être inférieur à 21 jours. C'est notamment le cas lorsque l'assemblée générale doit prendre une décision immédiate liée à la conservation matérielle de l'immeuble (par exemple, pose d'étais en cas d'effondrement partiel du bâtiment).
Quelle est la forme de la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par l'un des moyens suivants :
- Lettre recommandée avec avis de réception
- Lettre recommandée électronique
- Remise contre récépissé ou émargement.
À noter
Depuis le 9 avril 2024, les convocations d'assemblée générale, les procès-verbaux d’AG et les mises en demeure sont envoyés par voie électronique.
Les copropriétaires conservent le droit de recevoir les notifications par courrier postal. Ils doivent en faire la demande au syndic.
Les copropriétaires doivent informer le syndic de leur changement de domicile.
Ils doivent lui communiquer l'adresse postale de leur nouveau domicile et leur adresse mail par :
- Lettre recommandée avec avis de réception
- Ou lettre recommandée électronique s'ils ont donné leur accord pour recevoir des notifications et des mises en demeure par voie électronique.
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Que doit contenir la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
La convocation doit contenir :
- L'information sur le lieu, la date et l'heure de la réunion
- L'ordre du jour précisant chacune des questions soumises au vote des copropriétaires. Chaque question doit être rédigée dans des termes clairs et fait l'objet d'un vote séparé.
- Le mode de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'assemblée générale
- Lieu, date et heures de consultation des pièces justificatives de charges. Entre la convocation de l'assemblée générale et la tenue de celle-ci, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les documents justifiants les dépenses annuelles du syndicat des copropriétaires (par exemple, factures, contrats de fourniture et d'exploitation) et une note expliquant le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et de production d'eau chaude sanitaire collectifs. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1 jour ouvré.
- Les documents nécessaires pour la validité d'une décision (par exemple état financier du syndicat des copropriétaires ou projet de budget prévisionnel ou contrat de syndic) ou pour l'information des copropriétaires.
- Le formulaire de vote par correspondance.
Les devis doivent obligatoirement être joints à la convocation.
La présentation de plusieurs devis est obligatoire si le syndicat des copropriétaires a voté un seuil à partir duquel il doit y avoir une mise en concurrence des entreprises. Cette décision peut fixer le nombre minimum de devis à présenter. En l'absence de précision, 2 devis sont suffisants.
En l'absence de mise en concurrence obligatoire, un seul devis peut être joint à la convocation.
Comment est fixé l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires ?
Ordre du jour de l'assemblée générale
L'ordre du jour est établi par le syndic avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu.
L'ordre du jour contient l'ensemble des questions qui seront discutées et votées au cours de l'assemblée générale.
Chaque question doit être rédigée de façon précise, en évitant une formulation vague ou équivoque, et ne peut avoir qu'un seul objet (par exemple le vote du montant du budget prévisionnel).
Chaque question doit mentionner la majorité à laquelle elle sera votée.
L'assemblée générale prend des décisions valides uniquement sur les points inscrits à l'ordre du jour. Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut toutefois être discuté lors de la réunion, sans pouvoir être voté.
Ordre du jour complémentaire
Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette notification peut être faite à tout moment.
La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception.
Attention
La demande d'inscription d'une résolution à l'ordre du jour de l'assemblée générale doit parvenir au syndic avant l'envoi de la convocation. Une notification tardive peut empêcher le syndic d'inscrire les questions à l'ordre du jour. Dans ce cas, elles sont soumises à l'assemblée générale suivante.
Un projet de résolution doit obligatoirement être joint à l'envoi lorsque la question porte, notamment, sur :
- Les conditions de versement des provisions du budget prévisionnel
- Les honoraires complémentaires du syndic en cas de travaux
- Une décision qui doit être votée à la majorité simple, absolue ou à la double majorité
- L'amélioration de l'immeuble, telle que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'ajout d'éléments nouveaux, l'aménagement ou la création de locaux à usage commun
- La surélévation ou la construction de bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux à usage privatif
- L'autorisation du syndic à agir en justice.
La demande doit également être accompagnée d'un document précisant la localisation et le détail des travaux lorsqu'il s'agit de travaux d'accessibilité ou affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.
Le syndic ne peut pas juger la valeur ou l'opportunité de la demande. Il doit obligatoirement inscrire la question à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Quelle est la sanction en cas de non-convocation à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Si un copropriétaire n'a pas été convoqué il peut :
- Demander en justice l'annulation de l'assemblée générale dans les 2 mois de la notification du procès-verbal de l'assemblée
- Engager la responsabilité du syndic si le défaut de convocation lui a causé un préjudice.
Ces deux démarches nécessitent l'accompagnement d'un avocat.
Quelle est la sanction en cas de convocation irrégulière à l'assemblée générale des copropriétaires ?
En plus de l'absence de convocation, l'irrégularité de la convocation en assemblée générale concerne de nombreux cas, notamment :
- Non-respect du délai de convocation
- Absence de mentions obligatoires sur la convocation (date, lieu, heure)
- Convocation par une personne qui n'a pas le droit de convoquer
- Absence de communication d'un document obligatoire pour la validité d'une décision (devis, contrat, état financier, projet de budget prévisionnel, etc.) ou pour l'information des copropriétaires
- Impossibilité d'exercer son droit de consultation des pièces justificatives des charges en amont de l'assemblée générale.
Dans ces hypothèses, il est possible de demander en justice l'annulation de l'assemblée générale ou d'une ou plusieurs décisions.
Cette demande est adressée au tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble. Cette démarche nécessite l'accompagnement obligatoire d'un avocat.
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FAQ
Quel est le formalisme pour la convocation à une assemblée générale ?
La convocation à une assemblée générale doit respecter plusieurs formalités strictes. Elle doit être rédigée et envoyée par l’instance ou la personne désignée dans les statuts de l’association ou de la société, telle que le bureau, le conseil d’administration, le président, ou un nombre requis de sociétaires.
- Le délai de convocation est généralement de 15 jours avant la date de l’assemblée, aunque cela peut varier selon les statuts et la forme juridique de l'entreprise.
- La convocation doit inclure l’identification de l’association ou de la société, la date, l’heure et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, et les documents nécessaires comme les rapports financiers et les propositions de résolutions.
- Les modes de convocation peuvent être collectifs ou individuels, et doivent être effectués par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par des moyens numériques sécurisés si les statuts le prévoient.
Est-il obligatoire de convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale ?
Oui, il est obligatoire de convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale. La convocation doit être envoyée par écrit au moins 21 jours avant la date prévue de l'assemblée, conformément à l'article 9 du décret n° 67-223. Cette convocation est une obligation légale pour garantir la participation des copropriétaires aux décisions collectives de la copropriété .
Est-il possible d'envoyer une convocation d'assemblée générale par mail ?
Oui, il est possible d'envoyer une convocation d'assemblée générale par mail, à condition que le copropriétaire ait donné son accord préalable et que l'envoi soit effectué sous forme de lettre recommandée électronique (LRE) avec traçabilité et accusé de réception. Le délai de convocation doit être respecté, soit au moins 21 jours avant la réunion pour les copropriétés .
Comment un syndic doit procéder pour convoquer les titulaires du droit de propriété d'un lot en indivision ?
Pour convoquer les titulaires du droit de propriété d'un lot en indivision, le syndic doit suivre ces étapes :
- Les propriétaires en indivision doivent désigner un mandataire commun et informer le syndic de leur choix.
- Le syndic doit adresser les convocations de l’assemblée générale à ce mandataire commun.
- Si le règlement de copropriété le précise, le syndic doit respecter les modalités spécifiques de convocation, comme la convocation de l’usufruitier ou du nu-propriétaire selon les cas .
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