Obligatoire lors de la location d’un bien meublé ou non depuis l'entrée en vigueur de la loi ALUR en mars 2014, l’état des lieux d’entrée liste les éventuelles dégradations présentes avant la remise des clés au locataire. Ce document doit être rempli avec soin pour éviter un litige entre les parties à la fin du bail. Cependant, il peut être nécessaire de le modifier dans certains cas. Spécialiste de la gestion locative en ligne, Manda vous éclaire sur les conditions valables, les procédures et les conséquences d’une modification de l'état des lieux après signature, tout en vous apportant des conseils pratiques pour éviter un litige.
Les conditions pour modifier l'état des lieux
La modification de l'état des lieux d’entrée après signature est possible sous conditions, dans le respect d’un certain délai.
- Si vous avez un doute sur la modification de votre état des lieux, n'hésitez pas à contacter les experts en gestion locative Manda.
Les raisons acceptables de la modification de l'état des lieux après signature
Même si l’état des lieux d’entrée est effectué avec attention, il peut arriver que des éléments échappent aux parties, volontairement ou pas. L’enjeu est d'autant plus important pour le locataire qui pourrait se voir reprocher des dégradations non commises par sa faute, mais dont le montant pourrait être imputé sur le dépôt de garantie qui a été versé au bailleur.
Trois cas de figure peuvent en pratique permettre de demander une révision de l’état des lieux d’entrée par le locataire :
- Vice
- Défaut
- Vétusté mal évaluée
Il est également important de préciser que, concernant les appareils de chauffage qui ne peuvent pas être testés dans des conditions normales au moment de l’entrée dans le logement (par exemple en été), le locataire a la possibilité de faire modifier l’état des lieux lors de leur première utilisation.
Les conditions de validité de la modification de l'état des lieux
La modification de l'état des lieux d’entrée après signature a une durée limitée dans le temps. En effet, le locataire doit respecter les délais suivants pour formuler sa demande de révision auprès du bailleur :
- 10 jours à partir de la signature du document (au sens calendaire, c’est-à-dire incluant les week-ends, les jours chômés et fériés)
- Durant le 1er mois de chauffage pour les équipements concernés
À retenir : Un propriétaire bailleur ne peut pas rejeter une demande de modification de l'état des lieux après signature si le locataire apporte la preuve d’un manquement. En cas de refus, le nouvel occupant peut alors saisir la CDC (commission départementale de conciliation), voire le tribunal compétent.
Les différentes procédures de modification de l'état des lieux après signature
Il existe trois procédures permettant de modifier un état des lieux après signature.
La procédure amiable : accord entre les parties
Le locataire doit prévenir son bailleur au moyen d’une LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception). Ce courrier doit être clair et précis concernant les points à réviser, en joignant toute preuve nécessaire, par exemple des photos. Il est même possible de faire appel à un commissaire de justice (anciennement dénommé huissier de justice) afin de rédiger un rapport plus formel pouvant accompagner la lettre de demande de modification.
La conciliation : saisine de la CDC
Dans le cas d’un refus du bailleur de répondre favorablement à son locataire, ce dernier doit alors se rapprocher de la commission départementale de conciliation à laquelle est rattaché le bien concerné en fonction de sa localisation.
La procédure judiciaire : saisine du tribunal
En dernier recours, si la conciliation n’a pas abouti, le locataire est en droit de saisir le tribunal d'instance pour faire valoir ses droits. Pour cela, il lui suffit d’envoyer ou de déposer un courrier au greffe.
Les conséquences de la modification de l'état des lieux
Modifier un état des lieux d’entrée peut avoir différentes conséquences pour chaque partie :
- Le locataire : Il se dégage de tout litige éventuel lors de la fin du bail concernant les éléments qui n’avaient pas été correctement renseignés lors de l’état des lieux initial. Il a donc tout intérêt à faire accepter au bailleur sa demande de révision en la motivant.
- Le propriétaire bailleur : L’acceptation de la demande de modification de l’état des lieux après signature équivaut à reconnaître certains défauts, dommages ou dégradations dans le bien, qui ne pourront pas être imputés ultérieurement au locataire. Des réparations peuvent également être à prévoir dans certains cas pour que le logement soit loué dans des conditions normales d'utilisation.
Afin que les relations entre le propriétaire et le locataire ne se détériorent pas dès le début du bail, il est recommandé de régler ce type de problème à l'amiable, en faisant preuve d'écoute, de compréhension et surtout de bonne foi de la part des deux parties.
Les obligations du propriétaire en cas de modification de l'état des lieux
À partir du moment où le bailleur accepte une modification de l'état des lieux d’entrée après signature, celui-ci doit rectifier sur le document initial les éléments concernés afin de les mettre à jour, puis dater et signer.
À retenir : Il est obligatoire de faire parvenir un exemplaire au locataire, si possible en LRAR pour avoir une preuve de l’envoi et de sa bonne réception.
Les précautions à prendre pour éviter les litiges liés à la modification de l'état des lieux
Afin de se prémunir d'éventuels litiges lors d’une demande de modification d'état des lieux, certains points méritent de faire preuve de vigilance.
Établir un état des lieux détaillé
L’état des lieux d’entrée ne doit pas laisser de place à l'imprécision : il doit être détaillé par pièce et par équipement. Les annexes ne doivent pas non plus être oubliées. Des observations peuvent être notées à la demande de l'une ou l’autre des parties afin d'éclaircir tout point qui mériterait de l'être (taille d’une fissure, nombre de trous dans un mur, état d’un meuble ou d’un appareil électroménager…).
Éviter les erreurs lors de la rédaction de l'état des lieux
Il est déconseillé d'utiliser des termes génériques, par exemple “mauvais état”, pouvant être interprétés différemment. Par exemple, en présence d'un mur abîmé, il convient plutôt d’employer une expression du type “Présence d’une fissure de 30 cm en bas à gauche, ainsi que de 5 trous”, en joignant une photo à l’état des lieux si besoin.
Les documents à conserver en cas de litige
Conservez, pendant toute la durée du bail, les preuves liées à l’état des lieux d’entrée : photos, vidéos, relevés de compteurs initiaux et bien sûr l’état des lieux lui-même. Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour prouver votre honnêteté en cas de malentendu avec l’autre partie.
Conclusion
La modification d’un état des lieux d’entrée après signature est possible à condition que le locataire respecte un délai de 10 jours après la signature du document, ou durant le premier mois de chauffe pour les équipements concernés. Le locataire doit cependant en faire la demande de façon précise et détaillée par LRAR, en joignant toutes preuves utiles, telles que des photos. En cas de refus du bailleur, la CDC peut être saisie, ainsi que le tribunal en dernier recours.
Afin d’apaiser les relations entre les parties et éviter tout litige en fin de bail, il est conseillé de procéder, dans la plupart des cas, à une modification à l'amiable. Les experts de Manda sont à votre disposition pour vous conseiller lors de cette démarche.
FAQ
Qu'est-ce qu'un état des lieux ?
Un état des lieux est un document obligatoire décrivant l'état d'un logement loué, avant l’entrée du locataire et à la fin du bail. Il est rédigé soit entre les parties (bailleur et locataire), soit par l’intermédiaire d'un agent immobilier ou encore par un commissaire de justice. Il comprend des informations sur les caractéristiques et les équipements du bien. L'état des lieux est destiné à protéger les intérêts du propriétaire et du locataire, notamment en ce qui concerne les dégâts et les responsabilités en matière de réparation.
Quelles sont les différences entre un état des lieux d'entrée et de sortie ?
Un état des lieux d'entrée est un document établi avant la remise des clés au locataire, c'est-à-dire en début de bail. Il sert de point de comparaison lors de l'état des lieux de sortie, rédigé en fin de bail, afin de lister les éventuelles dégradations commises par le locataire pour, le cas échéant, les imputer sur le montant du dépôt de garantie à lui restituer.
Est-il possible de modifier un état des lieux après signature ?
Oui, il est possible d'effectuer une modification d’état des lieux après signature, à condition que le locataire respecte un formalisme précis (courrier adressé au bailleur en LRAR en justifiant et en détaillant sa demande, si possible accompagné de preuves telles que des photos).
Quelles sont les raisons acceptables pour modifier un état des lieux après signature ?
Pour modifier un état des lieux après signature, le locataire peut invoquer un vice, un défaut ou une vétusté mal évaluée. Concernant les appareils de chauffage, il peut demander la révision de l’état des lieux une fois leur utilisation normale constatée. À partir du moment où la demande est motivée et justifiée, le bailleur ne peut pas en principe la rejeter. Il s'expose dans ce cas à une saisie de la CDC (commission départementale de conciliation) par le locataire, voire du tribunal d'instance s’il persiste dans son refus.
Quels sont les délais pour engager une procédure de modification de l'état des lieux ?
Pour que la demande de modification de l'état des lieux après signature soit valide et puisse être acceptée par le bailleur, le locataire doit respecter un délai de 10 jours à partir de la signature du document. Concernant le chauffage, la révision peut être formulée durant le 1er mois de chauffe pour les équipements concernés.
Comment éviter les litiges liés à la modification de l'état des lieux après signature ?
Pour éviter tout litige lié à la demande de modification de l'état des lieux, il est conseillé tout d’abord d’être le plus précis possible lors de l’établissement de l’état des lieux initial en détaillant chaque pièce et chaque équipement. Des observations peuvent être ajoutées pour éclaircir un point particulier. Par ailleurs, les termes génériques du type “mauvais état” sont à bannir puisque sujets à interprétation. Les défauts constatés doivent être mentionnés dans le détail, en joignant une photo si nécessaire. La demande de modification par le locataire doit être envoyée au bailleur en courrier recommandé avec avis de réception, et non en lettre simple.
Quelles sont les conséquences de la modification de l'état des lieux pour le locataire et le propriétaire ?
La modification de l’état des lieux d’entrée a plusieurs conséquences, différentes selon les parties. Du côté du locataire, celui-ci se dégage de toute responsabilité concernant les éléments qui n’avaient pas été bien renseignés au moment de l’état des lieux initial. Le bailleur, en acceptant la révision de l’état des lieux, reconnaît les défauts et les dégradations objets de la demande et s'engage à ne pas les imputer au locataire à la fin du bail. Il peut être amené par ailleurs à entreprendre toute réparation qui serait nécessaire afin de louer le logement dans de bonnes conditions.
Quelles sont les obligations du propriétaire en cas de modification de l'état des lieux ?
Du moment que le propriétaire accepte la modification de l'état des lieux d’entrée après signature, il doit rectifier le document initial en mentionnant les éléments erronés afin de les corriger pour les rendre conforme à la réalité. Après avoir daté et signé le document, un exemplaire doit être adressé au locataire, si possible en LRAR pour avoir une preuve de l’envoi et de sa bonne réception.
Quels sont les documents à conserver en cas de litige ?
En cas de litige, il convient de conserver tous les documents pouvant faire office de preuve jusqu’à la fin du bail : état des lieux d’entrée, photos, vidéos ou encore relevés de compteurs. De cette façon, il sera possible de prouver plus facilement sa bonne foi et de se défendre si une action en justice était intentée par l'autre partie.
